Rozvoj obce - komunikace s veřejností
02.01.2010 00:14
Základní teorie a praxe komunikace se veřejností při přípravě a realizaci municipálního (regionálního) rozvoje se zaměřením na počáteční etapu, kterou je zpracování rozvojové koncepce
V každé fázi přípravy a realizace rozvojových záměrů obce je třeba získat pro konkrétní koncepční kroky co nejširší podporu veřejnosti. Je třeba, aby se jednotlivá občanská sdružení, spolky, zájmové skupiny, kluby, organizace, ale i jednotlivci aktivně zapojili do koncepčně vedeného rozvoje obce ve všech jeho etapách.
Nesmírně důležitý je názor veřejnosti zejména při tvorbě vlastní rozvojové koncepce. Tato fáze je klíčová jednak pro samotné obsahové řešení další budoucnosti obce a jednak pro aktivní zapojení jednotlivců i skupin obyvatel do konkrétních realizačních kroků s vědomím, že naplňují vlastní záměry a cíle, které prezentovali, navrhovali, diskutovali, prosazovali v rámci zpracování koncepce rozvoje. Vlastní formy zapojení veřejnosti, jejich účinnost, dopady, výhody a nevýhody jsou předmětem samostatné podrubriky „Zapojení veřejnosti do koncepčního rozvoje obce“. Na tomto místě popíšeme, jaké mediální a osvětové kroky je možné učinit, aby byly občané obce správně a včas informováni a mohli se tak účinně a v dostatečném počtu zapojit do řešení koncepčních problémů obce.
Potřeba informací patří v současné době k nejnaléhavějším sociálním potřebám každého člověka. Dílčí informační potřeby se liší co do obsahu, kvality zdroje, rozsahu, podrobnosti či zaměření. Obec by si měla tuto potřebu, vč. jejích modifikací uvědomit a pokusit se jí v co nejširším rozsahu naplnit. Má-li vedení obce zájem zapojit do přípravy a realizace rozvoje města co možná nejvíce obyvatel a skupin obyvatel, musí zaměřit svoji pozornost na dvěma směry:
a) uspokojit informační potřebu těch, kteří vědí, jaké informace v této oblasti mají požadovat či očekávat;
b) vyvolat (motivovat) poptávku po relevantních informacích z řešené oblasti u těch, kteří takové potřeby zatím nepociťují.
U obou variant je v zásadě třeba zvolit správné komunikační atributy:
- zpráva – vlastní obsah a forma sdělení, informace – s ohledem na potenciální příjemce a typ sdělované zprávy je třeba vždy pečlivě zvážit obtížnost zprávy a rozsah; společné je však to, že všechny zprávy od obce směrem k občanům by měly být formulovány jasně a srozumitelně, měly by být psány kultivovaným jazykem (pozn.: i zpráva v časopisu, zpravodaji či na internetu může vychovávat či obohacovat);
- komunikační prostředek (médium) – nosič zprávy (využití místních novin, informačních letáků, obecního rozhlasu, SMS zpráv, internetových sdělení, e-mailových oznámení, vyvěšením na obvyklých místech, apod.);
- příjemce zprávy (komunikant) – zde je důležité to, že informace, zpráva, která se dostala k zamýšlenému příjemci (čtenáři, posluchači) musí být nejen přijata (tj. přečtena, vyslechnuta), ale i správně rozklíčována, pochopena. Z tohoto důvodu je třeba dbát na zásady srozumitelnosti a jednoznačnosti obsahu zprávy;
- zpětná vazba – reakce příjemců na zprávu, informaci – tato reakce je závislá na obsahu zprávy a jeho pochopení příjemcem a na zvoleném komunikačním prostředku. Je-li účelem konkrétního sdělení co nejširší zapojení veřejnosti do procesu přípravy koncepce rozvoje obce, je třeba, aby obsah informace byl dostatečně motivující (naléhavý) a aby bylo použito více relevantních komunikačních kanálů.
Komunikace s veřejnosti je soustavná činnost. Nelze spoléhat na jedno sdělení. Informace je třeba veřejnosti sdělovat průběžně. V případě koncepčního rozvoje obce, resp. jeho první fáze, tj. tvorby koncepce, je vhodné informovat v připravených cyklech od nejobecnějších (apelačních) sdělení ke konkrétním i více odborně zaměřeným informacím. Je možné definovat tři fáze takové soustavné informační kampaně:
a) fáze osvěty a motivace – informujeme veřejnost v nejširším slova smyslu o tom, co obec chystá, vysvětluje potřeby, nutnost, očekávané dopady, případně metodické postupy. Sděluje dále žádost (prosbu) o zapojení občanů do procesu tvorby a realizace rozvoje obce
b) fáze výzvy – obec zveřejňuje ankety, informuje o probíhajícím terénním šetření, pořádá kulaté stoly (setkání s občany, dny starostů, apod.) a vyzývá občany k součinnosti (součástí těchto výzev je pečlivé vysvětlení postupů zjišťování, zpracování a použití výsledků, je nezbytné ubezpečení, že všechny výstup od občanů budou zpracovány, taktéž musí být zřejmé, tj. jednoznačně uvedené, kde, kdy a jakým způsobem budou výsledky ankety či jiných zjišťování zveřejněny, publikovány)
c) fáze prezentace výstupů – obec musí veřejnosti neustále sdělovat a dávat k diskusi výstupy dílčích etap tvorby koncepce. Občané nesmí mít pocit, že se něco děje za jejich zády, bez jejich vědomí. Musí být také patrné, že tvůrci koncepce pracují se všemi výsledky anket a jiných šetření a že zpracovávají i dílčí poznatky z jednotlivých setkání s občany.
Je vhodné a žádoucí, aby všechny uvedené fáze byly uvozeny aktuálními informacemi o dění kolem zpracování koncepce (proběhlá setkání s občany, schůzky se zpracovatelem, jednání rady obce k danému tématu, metodický postup, činnost speciálně ustavené pracovní skupiny, apod.).
Pokud jde o komunikační kanály doporučujeme používat zejména místní obecní zpravodaj a internet. V případě obou médiích lze vytvořit jednotnou rubriku např. „Rozvoj obce“, která v případě tištěného média bude vždy na stejném místě. Pokud jde o obsah obou typů médií musí platit pravidlo, že to, co vyjde v tištěné verzi musí být vždy i ve verzi elektronické a že elektronická verze se aktualizuje častěji, tzn. informace na internet jsou vkládány průběžně tak, jak je třeba je zveřejňovat. V internetové verzi též doporučujeme umisťovat plná znění dokumentů, usnesení závěrů, přepisů diskusí apod. V tištěné verzi je pak důležité vždy připomenout odkaz na tato plná znění. Doporučujeme zveřejnit na internetu výzvu pro zájemce o zasílání informací o novinkách (nově zveřejněných sděleních) na e-mailovou adresu – toto je samozřejmě v rámci softwarového systému řešeno automaticky buď ve variantě zaslání celého nového článku nebo pouze informace o změně na dané stránce. Kromě toho, že v tomto případě můžeme hovořit o třetím komunikačním kanálu, získáváme tak informace o dalším kontaktním spojení na obyvatele obce – aktivní zájemce o dění v obci.
Na níže uvedených odkazech najdete příklady konkrétní informační kampaně ke zpracování koncepce města. Na požádání zajišťujeme pro členy NARM úpravy vzorových textů dle vlastních specifických podmínek, potřeb a situací.
———
Zpět